Datenschutzhin­weise für Mandanten und Beteiligte

Datenschutzhinweise für Mandanten und Beteiligte
Informationen nach Art. 13, 14 und 21 DSGVO

1. Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen sowie der Datenschutzbeauftragten

Verantwortlich ist Rechtsanwältin und Notarin Anita Fischer, Westend 27, 46399 Bocholt, Tel. 02871 278940 oder 02871 278941, notar@ihr-gutes-recht-bocholt.de

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten: Anschrift wie oben, c/o Datenschutzbeauftragte Nicole Sowa – persönlich –, datenschutz@ihr-gutes-recht-bocholt.de

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für die anwaltliche Beratung und Vertretung sowie für die Wahrnehmung notarieller Amtstätigkeiten erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere Identitäts- und Kontaktdaten, Angaben zu Familien- und Vermögensverhältnissen, Vertrags- und Verfahrensdaten, Register- und Grundbuchdaten, Zahlungs- und Abrechnungsdaten sowie – soweit für den jeweiligen Vorgang erforderlich – besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO.

Die Datenverarbeitung dient insbesondere folgenden Zwecken:

• anwaltliche Beratung und Vertretung im Umfang des Mandats;
• notarielle Beratung, Vorbereitung, Beurkundung, Vollzug und Verwahrung sowie Führung gesetzlich vorgeschriebener Verzeichnisse und Akten;
• Kommunikation mit Mandanten, Beteiligten, Gerichten, Behörden, Registern und weiteren am Vorgang beteiligten Stellen;
• Sachverhaltsaufklärung, Prüfung gesetzlicher Pflichten sowie Erfüllung berufsrechtlicher Vorgaben;
• Abrechnung von Gebühren und Honoraren sowie Zahlungsabwicklung einschließlich Fremd- und Verwahrungsgeldern;
• Buchführung, Dokumentation, IT-Sicherheit und ordnungsgemäße Organisation des Kanzlei- und Notariatsbetriebs.

Bei anwaltlichen Mandaten erfolgt die Verarbeitung insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung), bei gesetzlichen Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und, soweit einschlägig, zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die notarielle Amtstätigkeit beruht insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. e und lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Bestimmungen insbesondere der BNotO, des BeurkG, der NotAktVV und des GNotKG. Für besondere Kategorien personenbezogener Daten gelten zusätzlich die Voraussetzungen des Art. 9 Abs. 2 DSGVO; für strafrechtlich relevante Daten Art. 10 DSGVO.

Die Bereitstellung bestimmter Daten kann gesetzlich vorgeschrieben oder zur Durchführung eines Mandats beziehungsweise einer notariellen Amtshandlung erforderlich sein. Werden erforderliche Angaben nicht gemacht, kann die Bearbeitung eingeschränkt oder unmöglich sein. Über konkrete Anforderungen informieren wir im jeweiligen Verfahren.

3. Herkunft der Daten

Personenbezogene Daten erhalten wir unmittelbar von Ihnen sowie gegebenenfalls von anderen Mandanten oder Urkundsbeteiligten, Bevollmächtigten, Gerichten, Behörden, Grundbuchämtern, Registern, Kreditinstituten oder sonstigen am Vorgang beteiligten Personen und Stellen. Soweit erforderlich, nutzen wir auch öffentlich zugängliche Register. Gesetzliche Ausnahmen von Informationspflichten, insbesondere nach Art. 14 Abs. 5 DSGVO, bleiben unberührt.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Soweit dies zur Mandatsbearbeitung, zur notariellen Amtstätigkeit oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, übermitteln wir Daten insbesondere an Gerichte, Behörden, Grundbuchämter, Registergerichte, Finanzbehörden, andere Urkundsbeteiligte, deren Vertreter, Kreditinstitute und gesetzlich vorgesehene zentrale Stellen (insbesondere die Bundesnotarkammer im Rahmen ihrer gesetzlichen Aufgaben). Im anwaltlichen Bereich können hierzu auch Verfahrensgegner und deren Vertreter gehören.

Die anwaltliche und notarielle Verschwiegenheitspflicht, insbesondere nach § 43a Abs. 2 BRAO und § 18 BNotO, bleibt unberührt. Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit sie rechtlich zulässig oder vorgeschrieben ist.

Für IT-Betrieb, Wartung und datenschutzgerechte Aktenvernichtung können externe Dienstleister eingesetzt werden. Soweit diese als Auftragsverarbeiter tätig sind, werden die Anforderungen des Art. 28 DSGVO beachtet.

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Für anwaltliche Handakten gilt grundsätzlich § 50 BRAO (regelmäßig sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde); andere gesetzliche Pflichten können längere Fristen begründen.

Für notarielle Unterlagen gelten differenzierte Aufbewahrungsfristen nach der NotAktVV, insbesondere für Urkundenverzeichnis und elektronische Urkundensammlung grundsätzlich 100 Jahre, für die Papier-Urkundensammlung grundsätzlich 30 Jahre und für Nebenakten grundsätzlich sieben Jahre; je nach Unterlagenart, Entstehungszeitpunkt und Übergangsregelung können andere Fristen gelten. Maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Fristbeginn- und Aufbewahrungsvorschriften. Nach Fristablauf werden Daten gelöscht, soweit keine weitere Rechtsgrundlage für die Speicherung besteht.

6. Betroffenenrechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie – soweit anwendbar – Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Die Rechte können insbesondere durch gesetzliche Verschwiegenheits-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten eingeschränkt sein.

7. Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht, können Sie nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Zwingende schutzwürdige Gründe oder gesetzliche Pflichten können einer Einstellung der Verarbeitung entgegenstehen. Ein Widerspruch kann an datenschutz@ihr-gutes-recht-bocholt.de gerichtet werden.

8. Weitere Informationen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Eine Übermittlung in Drittländer ist nicht vorgesehen, soweit nicht im Einzelfall gesondert darüber informiert wird.